その会議、効率的に進んでいますか。

いろんな会社の会議や打ち合わせに参加させていただく機会があるのですが、その時に会議の進め方について感じるいくつかの事柄が有ります。

• この会議の目的な何だろう。
• 闊達な発言がされているように見えるが、ストレスや不満の発散の場になっているのでは。
• いつ終わるんだろう、会議の時間が決まっていない長い会議。
• その場でいきなり議題が出されて発言を求められてもまともな発言はできず、論議が深まらないのでは。
• 一言も発言しないで終わる人がいる。
• 何が決まったんだろう、次回までの行動も成果も明らかになっていない。会議の結論が無い。　etc

会議・打合せにもコストがかかっています。どれぐらいでしょうか。非常に粗く計算してみると・・・

参加者１０人で課長職クラスで２時間の会議のコストは、給与支給額が平均一人２５万・月20日稼働として、１回の会議のコストは約３．１万円かかります。
この会議を月２回実施するなら７５万円かかります。給与以外の福利厚生やその他のコストを含めるともっとかかります。これだけのコストをかけて何も成果が無いとするとこれは許されないことです。

会議の種類と目的

会議にはいろんな目的や進め方が有ります。それは指示命令の方法にも「命令・頼む・相談する・暗示・募集」などの方法があるのと似ています。私の考えるが会議の分類は３つです。

１つを目的にする場合もあれば、複数の目的で行い場合もありますが、どの場合も目的はあります。
目的のない行動は企業活動として存在しない事を意識して頂きたいです。

会議の種類ごとに、参加者の「役割りと心構え」が有ります。参加者にも会議リーダーと参加者では「役割りと心構え」が異なります（詳しくは問合せください）が、ここではどの会議にも共通する事柄についてお知らせしておきます。

会議・討議の参加者の役割り

司会者だけで会議をコーディネーションすることは不可能です。役割り分担を行って会議を成功させましょう。

成功する会議の心構え（会議の進め方）

次の事項は会議・打合せを行う場合に共通する「会議のルール」です。意識してみてください。

• 自分の発言を途中でやめない。
• 人の発言を遮らない。反対意見でも最後まで聴く。（聞くではなく聴く「傾聴」です）
• 正式な会議では必ず事前に議題を書面で提示する。
• 会議の時間を決めて、その時間内で終了する。
• 人の発言を非難しない。批判はしても良い。非難と批判は違います。
• 確認する場合は、相手とは違う自分の表現で行うと相違点がわかり易い。
• 趣旨は同じだが表現が違うから…に固執しない。趣旨を理解する。
• 感情でなく論理で話す。

日本経営品質賞には、「知見の高い人の優れた会話が経営の質を高める」という言葉が有ります。

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効率的な会議の進めた方の詳細をお知りになりたい方は、問合せください。