その会議、効率的に進んでいますか。

いろんな会社の会議や打ち合わせに参加させていただく機会があるのですが、その時に会議の進め方について感じるいくつかの事柄が有ります。

• この会議の目的な何だろう。
• 闊達な発言がされているように見えるが、ストレスや不満の発散の場になっているのでは。
• いつ終わるんだろう、会議の時間が決まっていない長い会議。
• その場でいきなり議題が出されて発言を求められてもまともな発言はできず、論議が深まらないのでは。
• 一言も発言しないで終わる人がいる。
• 何が決まったんだろう、次回までの行動も成果も明らかになっていない。会議の結論が無い。　etc

会議・打合せにもコストがかかっています。どれぐらいでしょうか。非常に粗く計算してみると・・・

参加者１０人で課長職クラスで２時間の会議のコストは、給与支給額が平均一人２５万・月20日稼働として、１回の会議のコストは約３．１万円かかります。
この会議を月２回実施するなら７５万円かかります。給与以外の福利厚生やその他のコストを含めるともっとかかります。これだけのコストをかけて何も成果が無いとするとこれは許されないことです。

会議の種類と目的

会議にはいろんな目的や進め方が有ります。それは指示命令の方法にも「命令・頼む・相談する・暗示・募集」などの方法があるのと似ています。 (さらに…)

「組織は戦略従う」と言う言葉があります。アルフレッド・D・チャンドラーJr.氏の言葉だそうです。
ドラッカー氏も著書の中で何度も大事な言葉として用いていたそうです。

これってどういう言う意味でしょうか。
例えばこんな感じです。

今まではＡ社では既存の製品Ｘ・Ｙ・Ｚを作っていました。これは今まで３０年以上も作っていた主力製品群です。
組織も各製品に沿って製造部門ｘ・ｙ・ｚになっています。この製品は需要見込み生産型なので、Ａ社が販売計画を立てて製造を行ってきました。
しかし、今後、当社の製造技術を生かして、受注生産型の製品開発を行うことになりました。この中にはOEM生産も含まれます。
製造部門は既存の部門ｚを担当部門としました。理由は、部門ｚが稼働率が低かったからです。
やがてＡ社では新規事業が少しづつ業績が拡大し、部門ｚでは稼働率が上昇し残業をして対応するようになりました。さらに部門ｚが忙しくなり他部門からの応援も必要になるかと危惧しています。
部門ｚのメンバーは言います。「今までの製品Ｚの製造方法と新規製品の製造方法は全く違うのでとっても困っている」と。

さて、これってどう思いますか。今までの製造方法・組織で対応できると思いますか。
この会社はその後、組織の変更を検討され始めました。

経営戦略や理論は学術的に追及すればとても難しいものなのだと思いますが、現場に合わせて考えるとこんな感じだと思います。
さて、あなたの会社の組織は、「進もうとする方向（戦略）」に沿った「組織」になっていますか？

業務改善に限らず職場で問題解決をする場合に、ある時には「問題」と言い、ある時には「課題」と言ったりします。「問題」と「課題」は同じなのでしょうか、違うのでしょうか。

問題と課題の違い

品質管理では、「問題とは、あるべき姿や目標と現状のレベルの差（ギャップ）」であり、「課題とは、新たに設定する新しい姿や現状のレベルの差（ギャップ）」（ＱＣ検定テキストより引用）となっています。

なので、問題は現状との比較との差であり、課題はより高い姿との比較で生まれる差となります。なので両社はまったく意味が異なります。またチャレンジの手順と方法も異なります。明確にしておきたいものです。

なぜ、こんなことをいうかといえば、一つの企業の中において一つの事柄を示す言葉が複数使われていたりするためです。例えば、部門によってある事柄を記載した資料名が違っていたり、作業名称が違っていたりします。
業務改善を始めると実はこんな事柄がそれこそ「問題」になります。同音異義かなと確かめると実は内容が違っていて「え～～そうだったの」ということになったりします。

用語の統一は標準化への第一歩

標準とは、「関連する人々の間で利益または利便が公正に得られるように、統一し、又は単純化する目的で、もの及びもの以外について定めた取決め」（ISOの定義）だそうです。標準化は、標準を定める活動になるのでしょうが、その一つに「用語の統一」があると考えます。

こんなことをするだけでも会議や打ち合え時間が短くなったりします。

私も正しい文言・表現をすることに努めていますが、実はなかなか難しいです。!(^^)!

業務改善といっても様々な業務で多種多様な問題や課題がありますので、それらすべてへの万能薬などはありません。また、「問題解決技法」も数多くの技法があります。当然ですが、すべての技法がすべての問題・課題に対して有効なわけでもありません。

ここではなるべく現場への手機能が可能となるようにしたいと考えています。

このページは目次です。コンテンツが増えると改変します。

010.問題と課題は違う？正しい「用語」で的確なコミュニケーションを。

100.「組織は戦略従う」ってどういうこと？

800.効率的な会議をしましょう